Что предлагает современный электронный документооборот?

Под таким термином, как современный электронный документооборот, принято понимать отказ от бумажного носителя. Преимуществом подобного вида работы с документами является не только сохранение лесного массива и бумаги, но также заметное ускорение процессов обмена информацией между различными объектами, что также снижает расходы на транспортировку.

Но в последнее время говорят о дополнительной модернизации электронного документа, подразумевая под этим отказ от первоначального вида используемых бумаг. И в этом вопросе стоит разобраться подробнее.

Почему не стоит использовать документы в электронном документообороте?

Во-первых, на формирование каждого документа (даже если он электронный) уходит достаточно много времени, и при этом бумага содержит не так много текста, чтобы затраченный ресурс окупился.

Во-вторых, даже самая современная версия электронного документа требует, чтобы каждый участник сделки ознакомился с его содержанием. Конечно, за время существования документов многие научились читать их «по диагонали», но некоторые любят вникать в суть написанного, и поэтому речь также идет о дополнительных затратах временных ресурсов.

В-третьих, современные технологии дают старт и развитие автоматизированным процессам и использованию программных роботов для выполнения различных бизнес-операций. Роботы, в свою очередь, способны воспринимать только данные, и язык документов для них непонятен.

Таким образом, перед тем, как перейти на современный электронный документооборот, стоит задуматься, так ли сильно нужны документы.

Как построить бизнес-процесс без документов?

Оптимальным вариантом станет оформления документа в виде нескольких полей, заполненных данными. Впоследствии данными будет удобно оперировать, так как:

• Роботы легко смогут прочитать и понять документ.
• Каждое поле будет представлять собой отдельный самостоятельный элемент и не потребуется читать каждую строчку, чтобы вникнуть в основную суть.
• Система электронного документооборота сможет моментально выгрузить необходимые поля касательно требуемого процесса или заказа.

Благодаря такому подходу сотруднику достаточно будет прочитать несколько строк, чтобы понять документ, а не изучать, например, 30 листов типичного документа, который использовался ранее. В связи с этим уменьшается время на обработку документа в каждом этапе.