Согласно с действующим законодательством РФ, любой документ, имеющий юридическую значимость, передается адресату в электронном виде. При этом следует выполнить ряд определенных требований, касающихся его оформления, хранения и отправки. Их невыполнение может стать причиной материальных убытков и проблем с контролирующими государственными органами.
Начнем с того, что в зависимости от носителя все документы разделяются на бумажные и электронные. Законом установлено, что электронный документ (ЭД) являет собой задокументированную в электронном виде информацию, которая воспринимается человеком, использующим для этого специальные вычислительные машины. Отправка таких ЭД осуществляется с помощью информационно-телекомуникационных сетей, а обработка – с применением информационных систем.
Нередкими являются случаи, когда путают понятие ЭД и «документ, оформленный в электронном виде». Разница в том, что в первом случае документ изначально получает форму электронного. Во втором, из бумажного он преобразуется в электронный.
В электронном документообороте допускается использование двух вариантов. Но при этом следует помнить, что для подписания ЭД понадобится усиленная КЭП, а для бумажного документа, преобразованного в электронный вид – любой вид ЭП. Помощь в получении ЭЦП оказывает компания «Электронные цифровые системы».
По своей юрсиле бумажные и ЭД одинаковы. Но существуют исключения, которые устанавливаются для некоторых видов документов.
Самыми распространенными, которые изначально создаются в электронном виде, являются договора, первичные учетные документы, отчетность, документы, предназначенные для подачи в судебные и другие государственные органы.
На сегодняшний день любые документы, кроме тех, которые удостоверяют личность, передаются в электронном виде. При их передаче следует проверить выполнение технических требований к документам, а также требований, касающихся их вида и оформления. Важную роль играет содержимое «бумаги» и её форма.
Организация электронного документооборота будет выгодной при передаче больших объемов информации. Если за один год передается всего несколько документов, то в нем нет смысла. Как правило, такая система внедряется на крупных предприятиях, которые с ее помощью могут существенно сэкономить и облегчить работу своим сотрудникам.
Оставить ответ
Вы должны быть авторизованы чтобы размещать комментарии.